팀장의 플로우 활용법 플로우로 업무 루틴 만드는 법

팀장이 되면 늘 고민입니다. ‘왜 우리 팀은 일이 정리가 안 될까?’ 그 해답은 생각보다 단순합니다. 업무 흐름이 없어서입니다. 플로우를 활용하면 ‘하루 단위 업무 루틴’을 고정시켜 업무 속도와 협업 효율을 동시에 잡을 수 있습니다. 이번 글에서는 팀장이 직접 관리하는 실전 업무 루틴 세팅법을 플로우 기반으로 알아보겠습니다.

 

 

 

 

일이 꼬이는 이유는 능력이 아니라, ‘흐름’이 없어서입니다.

실무를 하다 보면 일이 많은 날보다, 일이 흐트러지는 날이 더 피곤합니다. 팀원에게 일을 줬는데 마감일을 잊고, 회의는 했는데 회의록은 실종, 업무 진행은 됐는데 공유가 안 됐고, 그래서 결국, 팀장이 일일이 물어보게 되죠.

 

저도 팀장이 되기 전에는 그냥 바쁜 게 당연하다고 생각했습니다. 그런데 팀을 꾸려서 직접 운영해 보니, 문제는 일이 아니라 ‘일의 흐름’에 있다는 걸 알게 됐습니다. 그래서 저는 하루의 업무를 ‘무조건 같은 패턴으로 굴러가게 만드는 것’부터 시작했습니다. 이걸 우리는 ‘업무 루틴’이라고 부르죠.

 

그런데 이걸 매번 수첩이나 구글 캘린더로는 한계가 있었고, 플로우를 쓰기 시작하면서 이 루틴이 시스템처럼 굴러가기 시작했습니다.

 

업무 루틴을 고정하면

아침마다 뭘 할지 고민할 필요 없고

팀원들이 알아서 움직이고

보고는 흐름대로 올라오고 회의도 짧아집니다.

이제부터 제가 실제로 플로우에서 ‘하루 업무 루틴’을 어떻게 구성하고 운영하는지 실제 예시로 자세히 보여드리겠습니다.

 

플로우로 업무 루틴 만드는 법

1. 전용 프로젝트 하나 만들기: ‘하루 루틴 보드’

플로우는 기본적으로 프로젝트 단위로 나눠서 업무를 관리합니다. 그래서 하루 루틴을 위한 전용 프로젝트를 하나 만들어야 합니다.

 

예시 이름:

 

📅 팀 데일리 업무 보드

🗓️ 하루 루틴 정리용

 

[팀명] 데일리 플랜

이 보드 안에

글 (공지나 메모용)

업무 (정식 업무 배정용)

할 일 (체크리스트용)

일정 (회의나 외부일정 등록용)

투표 (간단한 의사결정용) 이렇게 다섯 가지 게시글 유형을 혼합해서 사용합니다. 하루 루틴이란 결국 이 다섯 가지를 언제, 어떤 흐름으로 쓰느냐에 따라 결정됩니다.

 

 

2. 하루 흐름을 정해놓고 반복 – 아래는 제가 쓰는 기본 틀입니다

이건 실제로 제가 하루 단위로 쓰는 플로우 루틴입니다.

 

오전 9시 글 오늘 일정 공지 우선순위 안내, @멘션 필수

오전 9:10 업무 각 팀원 업무 배정 마감일, 담당자 지정

오전 9:20 할 일 오늘의 체크리스트 개인별 작업항목 정리

오전 10시 일정 회의 등록 캘린더 반영, 알림 자동

오후 2시 업무 상태변경: 진행 → 완료 실시간 추적 가능

오후 5시 글 오늘 마무리 보고 업무 완료 확인 및 공유

오후 5:30 투표 (선택) 다음날 점심 등 소통용 팀 문화 강화 목적

 

이 흐름을 매일 같은 방식으로 반복하다 보면 팀원들도 자연스럽게 “이 시간엔 이게 올라온다”는 감각이 생깁니다. 툴을 쓰는 게 아니라, 툴을 통한 리듬이 만들어지는 순간입니다.

 

 

3. 게시글마다 템플릿 만들어두면 루틴이 더 쉬워진다

매일 똑같은 구조를 다시 쓰는 건 번거롭습니다. 그래서 저는 주요 게시글은 템플릿을 만들어놓고 매일 복사해서 사용하는 방식으로 운영합니다.

 

예시:

📋 [글] 오늘 일정 및 공지 템플릿 제목: 4월 25일 팀 일정

오전 회의: 10:00 주간기획

주요 업무: 콘텐츠 초안 마감

외근 일정: 없음 @멘션: 전 팀원 확인 바랍니다.

 

[할 일] 개인용 체크리스트 템플릿

회의 참석

업무 피드백

메일 확인

보고서 초안

 

이런 틀을 만들면 하루의 시작과 마무리가 정형화되면서 루틴이 자동으로 굴러갑니다.

 

 

4. 개인 루틴 vs 팀 루틴은 다르게 운영해야 한다

개인 루틴: 할 일 위주, 체크리스트 중심

팀 루틴: 게시글 + 업무 + 일정 중심으로 시각화

플로우는 팀 단위 중심 툴이기 때문에 “내가 뭘 할 건지”보다는 “누가 무엇을 언제까지” 할지를 보이는 게 중요합니다.

그래서 저는 개인 할 일은 할 일 탭에서, 팀 전체 공유용 업무는 업무로 등록해서 구분된 흐름을 유지합니다.

 

 

5. 루틴 도입은 “일단 나부터” → “팀 전체로”

툴을 도입할 때 처음부터 팀 전체가 따르길 기대하면 실패합니다. 그래서 저는 다음 순서대로 운영합니다:

 

1. 나 혼자 하루 루틴 프로젝트 세팅

2. 하루 이틀 실제로 써서 흐름 고정

3. 팀원 한두 명에게 같이 써보자고 제안

4. 회의 시간 줄고 공유가 쉬워지면 자발적으로 따라오기 시작

플로우는 ‘툴 도입’보다 ‘업무 흐름의 표준화’에 초점이 맞춰져 있어야 툴이 자연스럽게 팀에 녹아듭니다.

 

팀원들과 루틴을 어떻게 공유할까?  ‘따라오게 만드는 방법’

업무 루틴이라는 게 결국은 나 혼자 잘 정리하는 게 아니라, 팀원 전체가 같은 리듬으로 움직이게 만드는 것이 핵심입니다. 근데 솔직히 처음부터 “이렇게 해”라고 강요하면 당연히 저항부터 생깁니다. 그래서 저는 ‘자연스럽게 따라오게 만드는 방식’을 씁니다.

 

1. 아침마다 일정 공유 게시글을 ‘한 줄 멘션’과 함께 올린다

 

[4/26 일정] 오늘 흐름입니다.

오전 10시 기획 회의

오후 3시 초안 피드백 회의

김대리: 광고주 메일 회신

박사원: 샘플 콘텐츠 검토 @전원 확인 바랍니다.

이렇게 매일 반복해서 일정 공지를 올리다 보면 팀원들도 익숙해지고, “오늘은 이걸 먼저 해야겠구나” 라고 리듬을 맞추게 됩니다.

 

 

2. 팀원에게 ‘업무 카드 등록’은 직접 하도록 유도

루틴을 나 혼자 다 쓰는 구조면 오래 못 갑니다. 그래서 저는 이렇게 말합니다:

“이거 오늘 할 일에 등록해두세요. 마감일 넣고요.” “회의 안건은 회의 끝나고 업무로 정리해서 등록해 줘요.”

이걸 몇 번만 반복하면 팀원들도 자연스럽게 “일이 생기면 플로우 업무로 등록한다”는 습관이 생깁니다.

그리고 업무 상태를 요청 → 진행 → 완료로 바꿔가면서 팀장이 굳이 물어보지 않아도 상황이 보이게 됩니다.

 

 

3. 루틴은 업무보다 ‘속도’로 먼저 증명해야 한다

루틴을 만들고 싶은데 팀원들이 따르지 않는다면, 결국 그건 루틴의 가치가 명확히 드러나지 않아서입니다.

 

그래서 저는 일부러

회의 시간을 30분에서 15분으로 줄이고

공지 글은 미리 올려두고

업무 완료된 건 오후 2시에 미리 정리해서 리포트로 보여줍니다

그러면 팀원들이 “이렇게 하니까 속도가 붙네?”라는 걸 체감하게 되고 그 순간부터 자연스럽게 루틴이 ‘따라오게’ 됩니다.

 

하루 일정을 슬랙·구글 캘린더와 연결하는 팁

루틴을 정리한다고 해도 실제 알림을 안 보면 놓치는 일이 많습니다. 그래서 저는 아예 플로우 루틴 → 슬랙·구글 캘린더까지 연결해서 실행이 누락되지 않도록 시스템을 정리했습니다.

 

1. 슬랙에 일정 공유는 ‘링크 복사 + 멘션’으로 빠르게

플로우에서 일정 등록 후

오른쪽 상단 메뉴에서 ‘링크 복사’

슬랙 채널에 붙여 넣고 멘션만 달면 끝

 

[📅 오늘 일정입니다] 오전 10시 기획 회의 / 오후 3시 초안 리뷰 👉 [플로우 일정 보기] @김대리, @박사원 확인해 주세요

이 방식은 단순하지만 가장 실무에서 반응이 좋습니다. 특히 외근 많은 팀일수록 슬랙 연동은 필수입니다.

 

 

2. 구글 캘린더와의 연동 – 외부 일정 통합 관리용

플로우 일정은 직접 구글 캘린더에 자동 연동은 안 되지만, 단건 일정 등록은 가능합니다.

 

일정 등록 → ‘더 보기’ 메뉴 → 구글 캘린더에 추가

 

구글 계정 연동 후 저장

이렇게 하면 플로우에서 등록한 회의·업무 일정이 개인 구글 캘린더에도 자동 반영돼서 모바일에서도 실시간으로 확인할 수 있습니다.

 

특히 외부 미팅이 많은 팀장/영업팀은 플로우 일정 → 구글 캘린더 통합 → 휴대폰에서 실시간 확인 이 조합이 아주 유용합니다.

 

 

반복되는 업무는 자동화해서 ‘루틴을 줄이는 루틴’ 만들기

루틴의 단점은 “같은 걸 매번 작성해야 한다는 귀찮음”입니다. 이걸 줄이기 위해 저는 다음 3가지를 씁니다.

 

1. 자주 쓰는 업무/공지/할 일은 템플릿으로 고정

 

📋 [글] 오늘자 일정 템플릿 제목: 4월 __일 팀 일정

오전 회의:

오후 업무:

기타 요청: @팀원 멘션

 

🗂 [업무] 콘텐츠 초안 점검 업무 템플릿

제목: [업무] 5월 캠페인 초안 작성 담당자: 마감일: 첨부파일:

 

템플릿을 미리 만들어두고 매일 복사해서 제목과 내용만 바꾸면 되니까 시간도 절약되고 흐름도 유지됩니다.

 

 

2. 반복 업무 전용 프로젝트 하나 따로 만들어둔다

예를 들어 ‘주간 콘텐츠 제작’, ‘주간 회의 준비’ 같은 반복되는 업무는 아예 전용 프로젝트를 만들어서

 

같은 업무

같은 마감

같은 담당자 구조로 복사해서 쓰는 게 훨씬 효율적입니다.

 

 

3. 자동화 툴(Zapier, Make 등)을 활용해 일정 연동

고급 사용자라면 Zapier를 이용해서

슬랙으로 자동 알림

구글 캘린더에 자동 입력 같은 흐름을 만들 수도 있습니다. 한 번 설정만 해두면 매번 입력할 필요 없이 플로우 → 슬랙/캘린더로 바로 연동됩니다.

 

루틴은 관리가 아니라, ‘일을 덜 하기 위한 장치’입니다.

루틴이라고 하면 “귀찮게 또 뭘 하라는 거야…” 이런 반응이 나올 수 있습니다. 하지만 실제로 하루 루틴을 세팅해 보면 해야 할 일이 빠르게 정리되고, 불필요한 보고가 줄고, 누가 뭘 하는지 안 물어봐도 알 수 있고, 회의와 일정이 겹치지 않게 조율됩니다.

 

이 모든 게 가능한 이유는 일의 흐름이 ‘루틴’이라는 이름으로 시각화되고, 툴(플로우)이 그걸 대신 기억해 주기 때문입니다. 결국 루틴을 만든다는 건 팀장인 내가 하루를 버티는 게 아니라 하루를 팀 전체가 ‘같이 타는 흐름’으로 바꾸는 일입니다.

 

그리고 그 루틴을 굴릴 수 있는 시스템, 그게 저는 플로우였고 이제는 팀 전체가 거기에 맞춰 움직입니다. 하루 루틴이 정리되면 일주일이 정리되고 그게 한 달, 한 분기를 바꾸게 됩니다. 그 출발을 오늘부터 만들어보세요. 플로우로 하루 루틴 시작해도 늦지 않았습니다.