팀장의 플로우 활용법 플로우로 회사 일정 정리하는 법

회사 일정이 꼬이기 시작하면 회의는 겹치고 마감은 놓치고, 결국 팀 전체가 흔들립니다. 이런 흐름을 막으려면 실무에 맞는 도구가 필요합니다. 플로우는 일정과 업무를 한눈에 관리하고, 팀원들과 실시간으로 공유할 수 있는 도구입니다. 40대 팀장의 실제 경험을 바탕으로, 플로우로 회사 일정을 정리하는 실전 방식을 알아보겠습니다.

 

 

 

 

서론: 엑셀, 구두, 단톡방.. 그 시절 일정 관리는 더는 안 먹힙니다.

회사에서 일정 정리가 안 되면, 문제는 항상 동시에 터집니다. 회의 참석자 중 누군가는 갑자기 연락이 안 되고, 보고서는 당일에 마감인 줄 알고 급하게 만들고, 같은 일정을 두 명이 잡아놔서 서로 피해 주느라 일정 조정만 반나절입니다.

 

저도 처음엔 엑셀로 일정표 만들어서 공유하고, 카톡방에 공지 올려놓고 “잘 봤지?” 하고 넘어갔습니다. 근데 이상하게도 문제는 계속 생기더라고요. 보고는 중복되고, 일정은 자꾸 밀리고, 팀원들 사이에서 "회의 너무 많다", "일정 관리 좀 해주세요"라는 말이 심심찮게 나왔습니다.

 

그러다 플로우를 쓰기 시작했습니다. 정확히 말하면, 처음엔 도입도 반감이 컸고, 저부터도 "툴 하나 또 배워야 하네" 싶어서 솔직히 귀찮았습니다.

 

하지만 일정 정리를 제대로 하려면

전체 프로젝트의 흐름을 한눈에 보고

누가 어느 일정에 얽혀 있는지 바로 확인되고

일정 변경 시 실시간 공유가 되는 구조가 필요했어요.

 

그 기준에서 보자면 플로우는 일정 관리 쪽에선 ‘쓸만한 툴’이 아니라 ‘이제는 기본’입니다. 이제부터 제가 실제로 팀을 운영하면서 어떻게 플로우로 일정 정리를 해왔는지, 현장에서 느낀 실전 방식으로 풀어보겠습니다.

 

론 1: 플로우로 회사 일정 정리하는 법

1단계: 모든 일정은 ‘프로젝트’ 단위로 쪼개라

플로우는 기본적으로 ‘프로젝트’ 단위로 돌아갑니다. 이건 단순히 기능 구조가 그렇다는 말이 아니라, 일정을 정리할 때도 프로젝트 단위로 나눠야 진짜 관리가 된다는 뜻입니다.

 

예전에는 부서 단위로 일정표를 만들었어요. 하지만 지금은 업무 흐름에 맞춰 프로젝트 단위로 분리해서 ‘이 일정은 어느 프로젝트에 속한 건지’부터 명확하게 세팅하고 시작합니다.

 

예를 들어,

마케팅 전략 회의 → “2025 브랜드 캠페인 기획” 프로젝트

신규 서비스 론칭 일정 → “모바일 앱 개발 V2” 프로젝트

외부 미팅 일정 → “B2B 파트너십 협업” 프로젝트

이렇게 분리해두면 모든 일정이 목적을 가지고 움직이게 되고, 회의나 마감이 겹치는 일도 거의 없어집니다.

 

2단계: 일정은 ‘캘린더’에 바로 등록하지 말고 ‘업무 흐름’에 따라 설정

많은 분들이 일정을 그냥 ‘캘린더에 바로 추가’하는데, 저는 먼저 업무 흐름부터 정리합니다.

 

업무 > 담당자 > 기간 > 관련자 > 회의 유무 이 흐름을 ‘업무 등록’에서 먼저 입력하고, 이 데이터를 기반으로 일정이 자동 반영되게 설정합니다.

즉, 일정은 결과물이 아니라 과정의 일부로 등록하는 거예요.

 

이 방식의 장점은?

일정과 업무가 분리되지 않아서 헷갈릴 일이 없음

담당자와 알림 설정까지 한 번에 해결

회의 준비, 마감 리마인드도 자동화 가능

업무 하나 등록해두면, 일정은 자연스럽게 따라붙습니다. 이게 플로우를 제대로 활용하는 첫걸음입니다.

 

3단계: ‘캘린더 탭’과 ‘간트차트’를 병행해서 본다

플로우는 두 가지 뷰가 핵심입니다.

 

1. 캘린더 뷰

내가 속한 모든 프로젝트 일정이 날짜별로 나열됨

오늘 일정, 이번 주 마감, 겹치는 회의 한눈에 확인

회의 잡을 때, 다른 팀원 일정과 충돌 여부 미리 파악 가능

 

2. 간트차트 뷰

프로젝트 단위 업무 흐름이 막대그래프로 시각화

일정이 겹치는지, 중간에 병목 생기는지, 업무 흐름 어긋나는지 바로 보임

마감일 조정, 업무 우선순위 변경할 때 필수로 활용

 

특히 간트차트는 팀장 입장에서 계획서보다 더 중요한 도구입니다. 캘린더만 봐서는 일정 간 관계가 잘 안 보이는데, 간트차트는 ‘업무가 어디서 밀리고 있는지’를 정확히 보여줘요. 실제로 프로젝트가 딜레이 날 것 같으면 간트차트에서 담당 업무를 조정해 주는 것만으로 일정을 다시 맞춘 적이 여러 번 있습니다.

 

‘모아보기’ 기능으로 전체 일정을 한눈에 정리하자

플로우에서 일정 관리가 강력한 이유 중 하나가 바로 ‘모아보기’ 기능입니다. 간단히 말해서 여러 프로젝트에 흩어져 있는 일정을 한 페이지에 다 모아서 볼 수 있는 기능이죠.

실무에서 이게 왜 중요하냐면, 보통 팀장이 하루에도 여러 개 프로젝트를 동시에 관리합니다. 예를 들어 마케팅팀 같은 경우

 

브랜드 캠페인 일정

신규 콘텐츠 기획 일정

외부 미팅 일정

팀 내부 정기 회의

이런 게 다 다른 프로젝트에 나눠져 있단 말이죠. 그런데 이걸 매번 프로젝트마다 들어가서 캘린더 확인하면 진짜 피곤합니다.

 

그래서 저는 아예

모아보기 > ‘캘린더’ 탭을 고정된 메인 페이지로 설정해두고 거기서 하루 일정을 전부 조율합니다.

 

모아보기 캘린더에서 반드시 해두면 좋은 설정:

‘내가 참여 중인 프로젝트 전체’만 보기 → 불필요한 외부 프로젝트 제외

‘팀원별 색상 태그’ 설정 → 누구 일정인지 바로 구분 가능

‘일정 종류별 필터’ 설정 → 회의 / 마감 / 이벤트 등 나눠보기

 

이렇게 해두면

오늘 내가 어디 참석해야 하고

누가 어떤 일정에 묶여 있는지

마감일은 언제 겹치는지

이런 것들이 전부 한 화면에서 정리됩니다.

팀원 일정까지 전부 같이 보기 때문에, 팀원 누락, 일정 중복, 마감일 착오 같은 건 거의 없습니다.

 

알림과 리마인드 기능, 제대로 써야 일정이 ‘살아’ 있습니다.

플로우 일정 관리에서 알림을 설정하느냐 안 하느냐, 여기서 업무 정확도가 갈립니다.

 

보통 일정을 등록하면

일정 하루 전

당일 아침

1시간 전

이렇게 기본 알림이 가는데, 이걸 팀원마다 다르게 설정해주는 게 은근히 중요합니다.

 

예를 들어

외근이 많은 직원은 하루 전 + 당일 오전 9시 알림

팀장은 30분 전 알림만으로 충분

신입은 3단계 알림(하루 전 + 당일 오전 + 1시간 전) 설정해 줘야 놓치지 않음

 

플로우에서는 알림을

메일

모바일 푸시

데스크탑 알림으로 받을 수 있어서 각자 습관에 맞게 알림 채널을 고르면 됩니다.

 

리마인드 자동화 팁

또 하나 중요한 게 “리마인드 역할을 일정 담당자에게만 떠넘기면 안 된다”는 겁니다. 그래서 저는 일정 등록 시,

 

참석자 전체에게 ‘자동 리마인드 설정’을 걸어두고

일정 수정되면 알림 자동 전송되게 세팅합니다.

 

이렇게 하면 일정 변경이 있어도 “저 그거 못 들었어요”, “공지가 없었는데요” 이런 말이 나올 일이 없습니다. 알림과 리마인드를 사람이 하지 말고, 시스템이 하게 해야 일정이 조직 안에서 ‘살아 있는 정보’가 됩니다.

팀원들이 일정 등록을 스스로 하게 만드는 방법

이제 중요한 건 “일정을 내가 다 등록하지 않아도 굴러가게 하는 구조”를 만드는 겁니다. 실제로 팀원들이 일정 등록을 안 하면, 결국 팀장이 다 확인하고 정리해야 하거든요. 저는 아래 세 가지 방식으로 팀원 스스로 일정 등록하게 유도하고 있습니다.

 

1. 매주 ‘일정 확인 회의’에서 등록 안 된 일정은 직접 적게 하기

월요일 오전에 15분짜리 짧은 회의를 하나 만듭니다.

이번 주 진행할 프로젝트

확정된 외부 일정

팀원별 주요 회의 스케줄

 

이걸 같이 얘기하면서 “각자 지금 말한 거 플로우 일정에 바로 등록해 줘요”라고 말하면 다들 그 자리에서 바로 합니다.

처음엔 잔소리 같지만, 몇 번 하다 보면 “이거 말해야 되겠다 → 등록해야 되겠다” 하는 루틴이 자연스럽게 생깁니다.

 

2. 일정 등록하면 자동 알림이 본인한테 오도록 설정

회의나 일정이 등록되면 그 담당자에게 자동으로 알림이 가도록 세팅해두면 자기가 등록한 일정이 ‘리마인드’ 되는 효과도 있습니다.

 

등록 → 알림 → 참석 → 피드백 이 루틴이 생기면 일정을 등록 안 하면 오히려 자기만 손해 보는 구조가 되기 때문에 알아서 잘 챙기게 됩니다.

 

 

3. 잘한 등록은 칭찬하고, 누락은 공개 피드백

업무를 공유하는 만큼, 일정 등록도 공유 문화로 가져가야 합니다.

 

등록 잘한 직원에겐 회의 때 “일정 관리 잘돼서 공유 편했습니다” 한 마디

일정 누락된 건 “이건 누락돼서 일정이 꼬였어요” 하고 자연스럽게 피드백

과하게 혼내는 게 아니라, 일정 등록이 ‘협업의 기본’이라는 인식을 심어주는 거죠. 그렇게 되면 팀 전체가 일정 등록을 ‘내 일’로 받아들입니다.

 

일정은 결국 ‘관리하는 사람’이 아니라 ‘문화’로 해결해야 한다.

툴은 많습니다. 플로우 말고도 구글 캘린더, 노션, 슬랙, 트렐로, 다 쓸 수 있죠. 그런데 일정이 엉키는 이유는 대부분 툴이 아니라 ‘누가 정리하고 누가 안 쓰느냐’에 있습니다.

 

플로우를 일정 관리에 제대로 활용하려면

모아보기로 전체를 통합해서 보고

알림과 리마인드로 빠짐없이 챙기고

팀원들이 자발적으로 등록하게 만드는 문화까지 심어야 비로소 일정이 굴러가기 시작합니다. 40대 중간 관리자 입장에서 보면, 툴 하나 도입해서 팀 일정이 정리되면 보고도 쉬워지고, 팀원들도 스스로 흐름을 따라가게 됩니다.

 

이제는 일정 정리를 사람이 하던 시절에서 툴이 중심이 되고, 사람이 흐름을 따라가는 구조로 바뀌는 시기입니다. 그 중심에 플로우를 잘 세워두면, 일정은 도구가 아니라 경쟁력이 됩니다.