팀장의 플로우 활용법 플로우에서 회의록 공유하는 법

회의는 열심히 했는데 정작 회의록은 흐지부지되고, 회의 안건이 누락돼 다시 설명하는 일이 반복된다면, 공유 방식에 문제가 있는 겁니다. 플로우에서는 회의록을 단순한 기록이 아닌, 업무 흐름의 일부로 연결해 관리할 수 있습니다. 이번 글에서는 회의록을 실무에서 ‘제대로’ 공유하고 관리하는 방법을 알아보겠습니다.

 

 

 

 

회의는 매주 하는데, 회의록은 아무도 기억 못 한다면?

회사에서 회의만큼 자주 하는 일이 있을까요? 주간 회의, 실무 회의, 외부 미팅, 기획 회의… 많게는 하루에 두세 개씩 잡히는 경우도 있고, 실무자가 참석한 회의 내용을 다시 전달받느라 시간 쓰는 팀장도 많습니다.

 

그런데 웃긴 건 뭔지 아십니까? 회의는 매주 하는데, 정작 그 내용은 아무도 못 기억해요.

 

“그때 무슨 안건이 있었지?”

“이거 지난 회의 때 얘기했잖아요”

“회의록 어디 있어요?”

이런 말이 회의 다음날부터 나오기 시작하면, 이미 그 회의는 반쯤 실패한 겁니다.

 

저도 한때는 회의 끝나면 카톡방에 요약해서 올리거나, 노션에 회의록 쓰고 링크 뿌리고, PDF 정리해서 메일로 보냈는데… 정작 아무도 안 봅니다. 그래서 바꿨습니다. 이제는 회의록은 무조건 ‘플로우 프로젝트 안에서 공유’합니다.

 

회의 참석자, 안건, 결정사항을 정리하는 것도 중요하지만 그 회의 내용이 어떻게 업무로 이어지고, 어디서 확인할 수 있으며, 누구랑 공유됐는지가 보여야 회의록 역할을 제대로 하는 겁니다.

 

이제부터 제가 실제로 쓰고 있는 플로우 회의록 공유 방식을 하나하나 보여드리겠습니다. 툴이 어려워서 못 쓰는 게 아니라, 제대로 안 잡아서 안 쓰는 겁니다.

 

플로우 회의록 공유하는 법

1. 회의록은 ‘게시글’로 작성하되, 제목부터 구조 있게

플로우에서 회의록은 게시글 형태로 작성하는 게 가장 좋습니다. 별도 양식이 없어도 충분합니다. 중요한 건 ‘형식’이 아니라 ‘기준’이니까요.

 

제가 자주 쓰는 구조는 이렇습니다:

제목: [회의명] 날짜 – 주제 요약 예: [마케팅팀 주간 회의] 2025.04.22 – 신규 캠페인 확정 외 2건

 

본문:

참석자: 팀장, 대리, 디자이너, 콘텐츠 담당

 

안건:

1. 캠페인 시작일 조정

2. 외주 업체 컨펌 일정

 

결정 사항:

시작일 5월 10일로 확정

업체 2곳 중 A업체로 선정

 

후속 조치:

디자이너: A업체에 시안 전달 (마감 4/24)

콘텐츠 담당: SNS 일정 재조정

 

이런 식으로 쓰면 회의 내용을 읽는 사람이 다시 회의 안 해도 이해할 수 있습니다.

 

 

2. 공유 대상은 ‘프로젝트 참여자 전원’ + 관련자 멘션

회의록을 작성하면 기본적으로 같은 프로젝트에 있는 사람들은 자동 공유됩니다. 하지만 실무에서는 회의 참석자 중 일부만 프로젝트에 포함된 경우도 있죠.

 

그럴 땐 반드시 본문에 @홍길동 형식으로 멘션을 걸어줍니다. 그러면 알림이 가고, 해당 멤버는 회의록을 놓치지 않게 됩니다.

 

또한 중요한 회의일수록 댓글로 “회의록 확인했습니다”를 팀원들이 직접 달게 유도하면 그 자체로 참석 확인 + 전달 확인의 기능까지 함께 해결됩니다.

 

 

3. 회의록은 업무나 일정과 연결되어야 진짜 역할을 한다

플로우가 좋은 이유는 회의록이 ‘그냥 메모’로 끝나는 게 아니라 업무와 일정으로 바로 연결될 수 있다는 점입니다.

 

회의에서 나온 결정사항을 바로 업무 카드로 등록 → 회의록에 해당 업무 링크 삽입 → 업무 카드에는 “4/22 회의 결과 반영” 메모

 

회의에서 일정이 정해졌다면 → 회의록에 캘린더 일정 링크 첨부 → 일정 카드에도 회의록 링크 연결

 

이렇게 상호 연결해 두면 한 달 후에 회의록을 다시 찾더라도 “그때 이거 왜 이렇게 했지?”라는 질문에 자료, 일정, 책임자가 전부 기록으로 남아 있습니다.

 

 

4. 자주 쓰는 회의록은 ‘템플릿’으로 고정해 두자

저희 팀은

주간 회의

콘텐츠 리뷰 회의

캠페인 기획 회의 이 세 가지 회의가 고정입니다.

그래서 저는 회의록 기본 포맷을 플로우 게시글 상단에 ‘템플릿 게시글’로 고정해 두고 회의 시작 전에 그걸 복사해서 씁니다.

 

이렇게 하면 매번 형식 고민 안 해도 되고, 신입이나 외부 협력사도 같은 포맷으로 정리하니까 회의가 ‘기록에서부터 일관성’을 갖게 됩니다.

 

회의록 열람과 수정, ‘권한’을 세팅해야 기록이 지켜진다

회의록을 공유하고 나면 항상 고민이 생깁니다. “누가 봤는지 어떻게 알지?” “누가 내용을 잘못 수정하면 어쩌지?” “중요한 회의인데 외부인도 이걸 볼 수 있나?” 같은 것들이죠.

 

플로우는 이런 부분을 꽤 세밀하게 설정할 수 있습니다. 처음에 권한을 잘 설정해 두면, 회의록은 자연스럽게 살아 있는 자산이 됩니다.

 

1. 기본 공유 범위는 ‘프로젝트 참여자’, 외부 노출은 금지

회의록은 ‘게시글’이기 때문에 기본적으로 해당 프로젝트에 속한 사람들만 열람할 수 있습니다.

 

그래서 저는 프로젝트를 만들 때

사내 프로젝트 → 모든 팀원 열람 가능

외부 협업 프로젝트 → 권한 제한, 승인 후 참여 설정으로 분리합니다.

 

회의록이 외부 클라이언트나 외주 파트너에게 보이면 안 되는 회의라면, 프로젝트 자체를 비공개 + 승인제로 만들어야 합니다.

 

 

2. 게시글 수정 권한은 ‘모두 or 관리자만’으로 선택 가능

플로우에서는 게시글마다

누구나 수정 가능

관리자만 수정 가능 이렇게 권한을 나눌 수 있습니다.

 

보통 회의록은 작성자만 수정 가능하게 하는 게 안전합니다. 왜냐면 팀원이 실수로 내용을 지우거나 잘못된 내용을 추가하면 문제가 생기니까요.

 

단, 팀워크가 안정적이고 공동 편집이 필요한 회의(예: 브레인스토밍 회의)는 공동 수정으로 열어두고, 수정 시 자동 댓글이 기록되게 설정하면 추적도 가능합니다.

 

3. 열람 여부 확인은 댓글 or 리액션으로 유도

회의록을 공유했는데, 정작 “읽은 사람 있어요?” 하면 아무 대답 없는 경우, 꽤 많습니다.

 

이럴 땐 본문 하단에 “확인하신 분은 댓글 or 👍 리액션 부탁드립니다” 이 한 줄만 붙이면 생각보다 대부분 반응을 달고 갑니다.

특히 플로우는 댓글 알림도 따로 가기 때문에 “회의 내용 전달됐는지” 여부를 눈으로 확인할 수 있는 시스템이 됩니다.

 

슬랙이나 이메일로도 회의록 빠르게 공유하는 팁

플로우 안에서 회의록을 정리해도, 모든 커뮤니케이션이 플로우에서만 이뤄지진 않죠. 슬랙이나 메일을 주로 쓰는 팀은 공유 채널까지 연결해 줘야 회의록이 ‘확산’됩니다.

 

1. 게시글 크 복사해서 슬랙에 공유

 

회의록을 다 작성한 후, 오른쪽 상단 ‘링크 복사’ 버튼을 눌러 슬랙에 붙여 넣습니다.

 

예시 메시지:

 

[✔ 회의록] 4월 24일 마케팅 회의 – 안건 3건 확인 부탁드립니다 → [플로우 링크]

 

여기에 멘션까지 달면 @팀원들이 슬랙에서 바로 들어와서 회의록을 확인합니다. 그리고 중요한 건, 링크를 클릭하면 플로우 게시글로 바로 이동하기 때문에 중복 정리나 PDF 첨부 같은 번거로움이 없습니다.

 

 

2. 이메일 보고용으로는 ‘PDF 내보내기’ or 캡처 활용

외부 클라이언트나 임원에게 회의록을 보내야 할 땐 플로우 게시글을 열고

 

화면 캡처 후 이메일 본문에 삽입하거나

내용을 복사해서 워드/PDF로 저장하는 방식이 무난합니다.

공식적으로 회의 내용을 메일로 보내야 하는 상황이라면 내용의 양식과 제목을 포맷화해서 저장해 두면 반복 사용이 편해집니다.

 

AI 요약 툴로 회의록 정리 시간 줄이는 실무 팁

솔직히 말해서, 회의 끝나고 회의록 쓰는 거 귀찮을 때 많습니다. 특히 회의가 많은 날엔 내용 정리하다가 퇴근 시간 다 되는 경우도 있죠. 요즘은 이런 걸 AI가 꽤 잘 도와줍니다.

 

1. 회의 중 녹음 or 줌 녹화 → AI 회의 요약 도구에 업로드

 

제가 자주 쓰는 흐름은 이렇습니다:

회의 내용을 노트북 녹음 or 줌 녹화로 저장

그 파일을 네이버 크로버노트, 오토노트, 노션 AI, Whisper 같은 요약 툴에 넣음

요약된 핵심 내용 → 플로우 게시글로 복사/붙여 넣기

 

요즘 AI는

참석자 발언 구분

논의 주제 분류

결론 정리 정도까지는 꽤 정확하게 정리해 줍니다. 수작업으로 30분 걸리던 회의록이, 5분 안에 끝나는 경우도 많습니다.

 

 

2. 회의록 초안은 AI로, 최종 정리는 내가

AI가 완벽하지는 않지만 ‘초안’을 만들어주는 데는 정말 효과적입니다.

 

회의 직후에 요약된 텍스트를 읽으면서

 

내용 누락

정리 순서

구체적 결정사항

이런 것만 다듬으면 회의록 완성도는 올라가고 작성 속도는 압도적으로 빨라집니다.

그리고 팀원들도 “회의록 빨리 올라오네요!” 이렇게 말하기 시작하면 그 자체로 회의 문화가 효율적으로 바뀝니다.

 

회의록을 ‘정리하는 문화’가 아니라 ‘흐름으로 연결하는 시스템’으로 봐야 합니다.

이제 회의록은 단순히 남기는 것 나중에 보기 위해 저장하는 것 그걸 넘어서 회의 – 업무 – 일정 – 공유 – 피드백까지 연결되는 흐름의 중심입니다.

 

플로우에서 회의록을 공유하고 관리할 때

프로젝트 권한 세팅으로 정보 보안을 확보하고

슬랙이나 메일을 통해 확산시키고

AI 요약으로 생산성을 끌어올리면

 

그 회의록은 더 이상 ‘읽지 않는 문서’가 아니라, 팀의 다음 행동을 이끄는 ‘업무 자산’이 됩니다. 실제로 저는 지금도 회의 끝나고 나면 플로우 게시판에 회의록 하나 딱 올려놓고 퇴근합니다.

 

그리고 다음날 출근하면 팀원들이 댓글 달고, 업무에 반영해 두고, 일정까지 등록해 둡니다. 툴이 좋은 게 아니라, 툴을 업무 흐름에 녹여서 쓰는 방식이 바뀐 것이죠. 회의록도 결국은 협업입니다. 플로우에서 그걸 직접 느껴보시길 권합니다.